ORGANIZACION DE EVENTOS

Evento: Un evento es un suceso que se realiza según la ocasión para celebrar algo o dar a conocer algo
Clases de Evento: existen varios tipos de evento dependiendo de lo que sea como lo son foros, bodas, aniversarios, Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones de golf, actividades de team building, lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras etc. Pera cada evento se debe seguir una serie de normas y formas de comunicación para que todo lo planeado salga bien.
Planificación de un evento: se debe tener una idea clara de lo que se quiere hacer, toca saber cual es el objetivo por el cual se va a llevar acabo el evento para después si empezar a planearlo. luego de esto se debe organizar el evento se tiene que llevar acabo por etapas la planeación y la organización van aleadas para que el evento sea mas rápido y fácil realizarlo y que sea de buena calidad. Al realizar un evento se debe contratar una persona o una agencia que sepa de eventos y sea confiable. Lo primero que se organiza es el formato lo cual significa cual es la clase de evento que se va a realizar.
Publico Beneficiario: esto es muy importante por que es las personas a las cuales va el evento a quien se va a invitar cual va ser el numero de asistentes y así poder seguir con la parte de la organización, debe haber un comité de coordinación el cual organiza quien todo este saliendo bien para esto se hace un organigrama en el cual se delegan funciones y así organizar mejor el evento.
Presupuesto: es un documento en el cual tiene que ir todas las actividades que se van a realizar y dependiendo de ellas los costos que la conllevan, cuando se tenga la cotización completa de todo esto se habla con el patrocinador el cual va a pagar todos los gastos teniendo en cuenta que debe contar con un presupuesto que alcance para el evento. En el caso que no le alcance el dinero para suplir todo entonces puede cotizar algo más económico.
Programación: se debe tener una buena programación para que se cumpla lo planteado pero a veces esto no se cumple por que dejan todo para el ultimo momento y los preparativos se deben hacer muy rápidamente sin dejar campo de nada. El tiempo de programación depende del evento a realizar si es empresarial, social o deportivo.
Destino y lugar de celebración: esto es una de las partes mas importantes se debe tener ya clara la idea de el lugar en donde se piensa hacer el evento ya que hay muchos lugares que se tienen que reservar con anterioridad para que el evento se pueda realizar en el momento que lo desean.
Para el evento se tiene que tener una serie de normas deben tener bien definido como tiene que ir los invitados si en vestido de gala o normal esto es muy importante ya que eso hace la etiqueta una buena presentación personal de parte de los invitados a parte de esto colocarse una ropa decente para no demostrar mas que otros ni quedar mal y también ir limpios. El protocolo es una de las partes del evento que consiste en presentar la reunión dependiendo en lo que consiste se hace una serie de puntos a realizar para el momento de el ingreso de los eventos y el evento no se puede retrasar por culpa de las personas que lleguen tarde se debe tener en cuenta mucho esto; a parte de otros puntos clave en un evento. Gran parte de los programas recreativos en nuestro país tienen fama de superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas. Esta mala fama se debe en parte a la falta de formación técnica y profesional del personal que orienta las acciones recreativas en el campo social, empresarial y turístico. Esta ponencia suministrará principios, procesos y herramientas prácticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar y controlar más técnicamente el programa recreativo con miras a lograr efectivos resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo ante los usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general. Cuando los contenidos de la ponencia hablan de “Programa Recreativo” y de “Recreación” me estoy refiriendo a las tres grandes áreas de la recreación: Deportiva, Sociocultural y Turística.
Comités de organización de eventos
Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.
• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.
• El Comité de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de publicidad y el comité de dirección de voluntarios.
• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.
• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.